Gebruikt jullie organisatie PowerApps al voor HR? Met dit programma maak je relatief snel, zonder veel code, maatwerk applicaties binnen jullie eigen Microsoft omgeving. Bijvoorbeeld een app voor het onboarden van nieuwe medewerkers of voor 360 feedback. Het mooie is dat PowerApps volledig te integreren zijn in Microsoft Teams! Dit zorgt voor een zeer toegankelijke gebruikservaring. Ter inspiratie delen we in deze blog 6 voorbeeld PowerApps voor HR.
#1 Deskbooking app
Wel naar kantoor, niet naar kantoor, 50-50% naar kantoor. Volg jij het nog? Veel organisaties hebben behoefte aan een manier om beschikbare werkplekken op het kantoor te managen. Dat is precies wat onze deskbooking PowerApp doet. Deze PowerApp is vanuit Microsoft Teams te benaderen, zowel via desktop als mobiel. In een SharePoint lijst kan HR of Facilities het beschikbare aantal bureaus aangeven. Er is onderscheid te maken tussen type bureau’s, of bijvoorbeeld locatie in het kantoor. Indien wenselijk, dan kun je ook lunch of een parkeerplaats via de app reserveren. Verder kunnen medewerkers bij hun reservering aangeven of ze open staan voor een lunch of koffie met collega. Zo maak je van het kantoor echt een ontmoetingsplek!
#2 Wegwijzer voor leidinggevenden
Steeds meer verantwoordelijkheden worden bij de manager belegd. Daarbij is het super belangrijk dat zij bij deze werkzaamheden ondersteund worden met de juiste tools en informatie. Zodat ze precies weten wat er van hen verwacht wordt in een proces en niet teveel tijd kwijt zijn met het zoeken naar informatie. Om deze reden hebben wij in PowerApps een ‘Wegwijzer voor leidinggevenden’ ontwikkeld. Een nieuwe medewerker aannemen of een dienstverband aanpassen? Een manager ziet in deze app stap-voor-stap wat hij moet doen en ziet alleen hetgeen wat op dat moment relevant is. Bij elke stap kan de leidinggevende doorklikken naar de juiste informatie en/of tool. Zodat hij écht in staat is ownership te nemen over de P&O werkzaamheden voor zijn team!
#3 Grow (HR PowerApp voor ontwikkeling & beoordeling)
Persoonlijke doelen vaststellen, 1-op-1 gesprekken vastleggen en feedback uitvragen: het zijn drie processen die cruciaal zijn in de digital employee experience. In deze ‘grow’ app zet een medewerker deze drie dingen eenvoudig in gang. De medewerker kan persoonlijke doelen stellen die passen bij zijn of haar ontwikkeling. Feedback uitvragen bij collega’s verloopt ook via de app. Deze feedback fungeert als input voor de 1-op-1 gesprekken die de medewerker vervolgens voert mijn zijn of haar leidinggevende. De leidinggevende krijgt op zijn beurt inzicht in de doelen en gespreksverslagen van zijn of haar teamleden. De app is helemaal geïntegreerd in Microsoft Teams en verstuurt ook notificaties via Teams chat.
#4 Onboarding van nieuwe medewerkers
In deze krappe arbeidsmarkt, waarin we veel vanuit thuis werken, is de onboarding van nieuwe medewerkers key. Veel HR professionals zijn wel bekend met onboardings app van Appical of Talmundo. Iets vergelijkbaars is ook te maken met PowerApps. Onze onboarding PowerApp kun je zien als een interactieve checklist. De nieuwe medewerker loopt gedurende 100 dagen een aantal stappen door en leert zo de organisatie en zijn collega’s kennen. Via de chat in Microsoft Teams wordt de nieuwe medewerker geprikkelt om de app te bezoeken en daar acties te nemen. Ook kan hij/zij daar documenten en video’s over de organisatie bekijken.
#5 ‘Stel een vraag aan HR’ PowerApp
Het blijft een uitdaging voor HR teams om alle HR vragen van medewerkers en leidinggevenden te beantwoorden en coördineren. Vaak is er alleen een HR support of service mailbox en zijn teamleden keihard aan het werk om die mailbox enigszins op orde te houden. Met deze app bekijkt een medewerker eerst de veelgestelde vragen en kan hij/zij vervolgens een nieuwe vraag stellen aan het HR team. Daarnaast komen alle vragen binnen in een handige layout in Microsoft Teams, gesorteerd op categorie. Zo kan je als HR team goed zien welke onderwerpen veel vragen veroorzaken en meer of duidelijkere communicatie verdienen. Ook zijn nieuwe vragen eenvoudig toe te voegen aan de veelgestelde vragen zodat een medewerker dezelfde vraag niet nog een keer stelt.
Al deze PowerApps zijn direct te integreren in Microsoft Teams. Je kunt ze ook benaderen vanuit een SharePoint HR intranet in Teams. Dit noemen we een People Hub. Lees hier de voordelen van People Hub in Microsoft Teams.
#6 Mentoring programma
Matching processen zijn heel goed te vangen in een PowerApp. Bijvoorbeeld het matchen van een mentee en een mentor in een mentoring programma. Waar dit anders veel handmatig werk is voor de HR afdeling, kunnen medewerkers hier zelf initiatief nemen. Zowel mentee als mentor maken een profiel aan. Hierin staat zowel praktische informatie zoals de positie en ervaring van die persoon als persoonlijke informatie zoals interesses. Via de app kan een mentee een kennismakingsverzoek sturen naar een mentor. Dit gaat via de mail of Teams chat. Mentors kunnen aangeven hoeveel beschikbare plekken ze hebben. Vervolgens kunnen mentees in de mentoring app hun gespreksverslagen vastleggen en persoonlijke doelen stellen. Op die manier ontstaat er een echt mentoring traject waarin de progressie wordt vastgelegd. Eventueel kan de leidinggevende van de mentee ook toegang krijgen tot de inhoud van het mentoring traject.
Zelf aan de slag met PowerApps voor HR?
PowerApps heeft wat ons betreft van alle Microsoft programma’s de grootste leercurve en is zeker niet voor iedere HR professional weggelegd. Toch wilden we jullie met deze blog bewust maken van de mogelijkheden die je met PowerApps in huis hebt. Zeker voor HR! Vaak is het helemaal niet nodig om een extern HR systeem of tool aan te kopen. Wij merken dat IT afdelingen nieuwe PowerApp initiatieven graag aanmoedigen. Voor hen is het een groot pluspunt dat deze applicatie binnen de bestaande Microsoft omgeving leeft. En zij zien het vaak ook als een kans om met deze nieuwe technologie te experimenteren. Heb je concrete ideeën voor een maatwerk HR PowerApp? Check dan eens of jullie IT team jullie wil en kan ondersteunen. Uiteraard kunnen wij jullie ook helpen met het ontwikkelen en implementeren van maatwerk HR PowerApps!
Ben je enthousiast geworden en zou je een van deze HR PowerApps wel eens ‘live’ willen zien? Of heb je een concreet idee voor een maatwerk PowerApp? Plan dan een demo of sparsessies: we denken graag met je mee!
